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Das Besprechungsdilemma

Häufig fragen sich Teilnehmer nach einer Besprechung: "Warum war ich hier? Hätte ich meine kostbare Zeit nicht sinnvoller nutzen können?"

Oft fühlen sich die Teilnehmer fehl am Platz, weil sie nicht gefordert werden, außer in ihrer Rolle als Zuhörer und Adressaten festgelegter Vorgaben. Doch, was tun?

In solchen und ähnlichen Fällen werden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit ihren Ressourcen an Wissen, Erfahrung, Erkenntnissen, Ideen und ihrer Kreativität nicht oder zu wenig einbezogen. Dabei könnten sie mit ihren Potenzialen viel zur gemeinsamen Bearbeitung von Schwierigkeiten, Lösung von Problemen und zum Fördern von Synergien beitragen.

Damit Besprechungen nicht als Zeitvergeudung, langweilig, frustrierend und ineffektiv erlebt werden, müssen sie bestimmten Bedingungen gerecht werden.

Um Mitarbeiterbesprechungen effektiver und effizienter zu leiten, sind folgende Punkte wichtig. Sie sollten

  • authentisch und ansprechend,
  • strukturiert und ergebnisorientiert,
  • aktivierend und inspirierend,
  • ergebnissichernd und handlungsleitend sein.

Eine optimierte Besprechungskultur sollte der Mündigkeit und dem Partizipationswillen der Mehrheit der Mitarbeiter Rechnung tragen.

Aus der herkömmlichen eher leiter- oder führungskraftzentrierten Besprechung sollte man mehr ein teilnehmerorientiertes Arbeitstreffen machen.

Hauptelemente sollten sein:

  • wertschätzend
  • aktivierend
  • kreativ
  • inspirierend
  • motivierend 
  • systematisch und sinnvoll strukturiert

Besonders wichtig ist die Aufteilung der Zuständigkeiten und der Handlungsmöglichkeiten auf alle Besprechungsteilnehmer.

Dies verlangt von den Teilnehmern ausgeprägte Fähigkeiten. Sie müssen in den beiden bekannten Bereichen liegen, die Kommunikation und Zusammenarbeit ausmachen, nämlich sowohl auf der Sachebene als auch auf der Beziehungsebene. 

Daraus folgen konkret

  • Fach- und Methodenkompetenz und
  • kommunikative und soziale Kompetenz.

Anders formuliert und auf Besprechungen bezogen meint dies:

Sicherheit

  • im persönlichen Auftreten
  • im rhetorischen Darstellen
  • im Besprechungsablauf und strukturellen Vorgehen sowie
  • im partnerschaftlich kooperativen Verhalten.

Hier sind in den Unternehmen die Führungskräfte bzw. die Personalentwicklung gefragt, um hilfreiche Qualifizierungsangebote bereitzustellen, damit notwendige Voraussetzungen geschaffen werden und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten entsprechend entwickeln können.

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Firmenspezifische Seminare: Ab vier Teilnehmern kann es sinnvoll sein, die Maßnahme firmenspezifisch zu gestalten. Die Inhalte, Übungen und die Vorgehensweise im Training werden dann auf die Ziele, die Zielgruppe und die Unternehmensphilosophie Ihres Unternehmens abgestimmt.

Fragen zum Seminar beantwortet Ihnen gerne:

Michael Behn
Telefon: 07032 930732
E-Mail: behn@behn-friends.de

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