Der Schaden durch unnötige oder "schlechte" E-Mails wird deutschlandweit jährlich auf mehrere Milliarden geschätzt. Die E-Mail ist häufig der am wenigsten effektive Weg in der Kommunikation. Die folgenden Anregungen können helfen, den Umgang mit dem Mega-Zeitfresser zu optimieren.
Anrufen ist die bessere Lösung
Manchmal ist die Lösung per Telefon oder in einer kurzen Besprechung mit mehreren Personen wesentlich effektiver. Was eine Anzahl von E-Mails (auch CC und BCC) nach sich zieht, ist häufig schneller und besser persönlich gelöst.
Dringend und kompliziert nicht per E-Mail
Dringende und komplizierte Aufgaben oder Probleme sollten nur im Ausnahmefall durch E-Mails bearbeitet werden.
Persönliche Probleme oder Konflikte nicht per E-Mail klären wollen
Sobald es darum geht, Konflikte oder Probleme zu lösen, ist die E-Mail selten das geeignete Mittel. Hier ist das klärende Gespräch meist hilfreicher und schneller. E-Mails dienen lediglich dazu, ein Gespräch vorzubereiten, um notwendige Zahlen, Daten und Fakten zu vermitteln.
Aus Newsletter-Listen herausnehmen
Wahrscheinlich haben auch Sie sich in Verteilerlisten, Newsletter und kostenfreie Kurse eingetragen. Seien Sie kritisch und tragen Sie sich von Zeit zu Zeit aus jenen aus, die Sie eigentlich sowieso immer löschen.
Legen Sie einen "Noch-lesen-Ordner" an
Manchmal sind wir unsicher, ob sich nicht doch eine interessante Information in einer Mail oder einem Newsletter verbirgt. Zeit haben wir für die Suche aber nicht. Legen Sie für solche Fälle einen Extra-Ordner an. Diesen sichten Sie zum Beispiel einmal pro Tag. So bleibt Ihr Posteingang übersichtlich.
Auf den CC- und BCC-Wahn achten
Lassen Sie sich aktiv aus dem Verteiler herausnehmen. Sprechen Sie Kollegen darauf an, wenn Sie in einen nicht notwendigen Verteiler aufgenommen worden sind.
Spamfilter aktivieren
Entweder selbst den Spamfilter aktivieren und um Schlüsselworte ergänzen oder, falls möglich, jemanden in der IT-Abteilung bitten, uns zu helfen, dass wir spamfreier arbeiten können.
Achtung Rückdelegation und anzapfen des Helfersyndroms
Häufig werden Führungskräfte, Kolleginnen oder Kollegen zu schnell ins CC gesetzt. Das wird manchmal auch bewusst getan, denn so lässt es sich vortrefflich "rückdelegieren" oder "um Hilfe rufen". Und wir wissen, dass manche nicht widerstehen können, sofort zu helfen.
Empfangs- und Lesebestätigung nur in Ausnahmefällen
Auch diese kosten Zeit und können mitunter nervig sein. Außerdem kommt bei dem, der bestätigt, häufig ein ungutes Gefühl auf. Nutzen Sie diese Funktion nur in Ausnahmefällen und bitten Sie Dauernutzer, diese Funktion ebenfalls zu reduzieren.
Alarm abstellen und en bloc bearbeiten
Oh, eine E-Mail. Ich werde gebraucht. Mal sehen, was er will? Da schau ich mal, was sie möchte. Geht ja schnell …
Wir übersehen jedoch, dass wir aus einem Vorgang gerissen werden, in den wir uns wieder "reinfinden" müssen. Das kostet Zeit, Energie und auf Dauer sinkt gar die Motivation. Das nennt sich dann Sägezahneffekt.
Idee: Rufen Sie nur alle 2 bis 3 Stunden Ihre E-Mails ab und bearbeiten Sie diese dann en bloc.
Ich kenne Teams und Unternehmen, die nur alle 3 Stunden Ihre E-Mails vom Server abrufen lassen, um Störungen zu reduzieren.
Vorbild Führungskraft
Führungskräfte sollten zuerst am persönlichen Umgang mit der E-Mail-Flut arbeiten, bevor sie Mitarbeitern Rat erteilen oder Regeln aufstellen. Der bewusste Umgang mit dem Zeitfresser "E-Mail" und eine gemeinsame Erarbeitung von Regeln, die an den Unternehmenszielen und -werten ausgerichtet sind, kann viele Stunden Arbeit, Energieverlust und jede Menge Konflikte verhindern.
Wenn Sie Fragen zum Thema haben, schreiben Sie mir eine E-Mail. Sollte es komplizierter oder dringender sein, dann rufen Sie mich bitte an. ;-)
Michael Behn
Telefon: +49 (0)7032/93 07 32
E-Mail: behn©behn-friends.de