Es gibt unzählige Räuber, die uns Energie und Zeit kosten. Zum Teil sind es die Arbeitsumstände, die Art und Weise wie die Arbeit im Unternehmen organisiert ist, die gelebte Unternehmenskultur … manchmal liegt es aber auch an uns.
Hier eine Liste der Top-Zeiträuber und erste Anregungen wie Sie ihnen das Handwerk legen.
1. Zeiträuber - Perfektionismus
Bei den meisten Aufgaben sollte die Erledigung so gut wie nötig und nicht so gut wie möglich sein. Stellen Sie sich bitte die Frage: "Was ist gefordert und was wird honoriert?" Ein nützliches Werkzeug ist das Pareto-Prinzip.
2. Zeiträuber - zu vieles gleichzeitig machen
Es ist hilfreich, nicht zu viele Aufgaben parallel zu bearbeiten. Setzen Sie Prioritäten. Das spart nicht nur Zeit, sondern verschafft Ihnen auch Erfolgserlebnisse, wenn Aufgaben zu Ende geführt wurden. Wer viele Projekte gleichzeitig bearbeiten muss, sollte die Pomodoro-Technik probieren.
3. Zeiträuber - E-Mail-Müll
Ein wahrer Riese unter den Räubern. Der wirtschaftliche Schaden wird in Deutschland mittlerweile auf Milliarden beziffert. Häufig ist die E-Mail die am wenigsten effiziente Methode zu kommunizieren. Außerdem sollten Sie darauf achten, an wen Sie adressieren bzw. wer Sie adressiert (CC und BCC).
Aktivieren Sie nicht nur den Viren-Filter, sondern sorgen Sie dafür, dass Sie nur in den richtigen Verteilern stehen. Nutzen Sie gegebenenfalls eine zweite E-Mail-Adresse für wichtige Partner. Bearbeiten Sie E-Mails zu selbst festgelegten Zeiten und geben Sie nicht zu oft dem Impuls nach und schauen in das Postfach.
4. Zeiträuber - Termine werden nicht eingehalten
Seien Sie Vorbild beim Einhalten von Terminen und geben Sie Feedback, wenn andere zu spät kommen oder Termine nicht einhalten. Es sind häufig dieselben, die zu spät kommen und alle anderen warten lassen.
5. Zeiträuber - häufige Telefonstörungen
Vereinbaren Sie mit dem Anrufer einen Rückruf. Lassen Sie nicht immer gleich alles stehen und liegen, sondern führen Sie erst die Aufgabe zu Ende und rufen Sie dann zurück.
Versuchen Sie nicht alles selbst zu machen. Verweisen Sie den Anrufer an den eigentlich zuständigen Mitarbeiter. Wenn es Ihnen möglich ist, dann stellen Sie das Telefon auf jemanden um, um konzentriert eine wichtige Aufgabe ungestört beenden zu können.
6. Zeiträuber - Unangenehmes aufschieben
Es wird viel Zeit vertan und Energie gebunden, weil wir vor unangenehmen Aufgaben "davonlaufen". Wir schieben angenehmere Aufgaben vor. Das Problem: Die Aufgabe verschwindet nicht und das schlechte Gewissen wird größer. Idee: Unangenehmes zuerst erledigen oder mindestens zum Teil erledigen. Das löst Motivation aus und verhindert Schieberitis.
7. Zeiträuber - planloses Arbeiten ohne Prioritäten
Setzen Sie sich Tagesziele. Erledigen Sie Wichtiges vor dem Dringenden. Als dringend wird heutzutage eh alles deklariert - auch wenn es nicht stimmt.
8. Zeiträuber - zu viele Störungen durch interne Besucher
Bündeln Sie viele spontane Gespräche mit einem Mitarbeiter in ein geplantes Gespräch.
Gerade bei wichtigen Aufgaben ist es besonders wirksam, Störungen zu vermeiden. Wenn möglich, lassen Sie zum Beispiel unwichtiges durch Ihr Sekretariat abblocken. Ansonsten entsteht der Sägezahneffekt, der Zeit und Motivation raubt.
9. Zeiträuber - planlose Meetings
Hilfreich ist ein Moderator, der durch das Meeting führt. Vor dem Meeting sollte rechtzeitig eine Einladung versandt werden, die eine Agenda mit definierten Zeiten enthält.
Der Teilnehmerkreis ist häufig zu groß. Prüfen Sie bitte, ob die Teilnehmer alle dabei sein müssen. Außerdem finden in Deutschland leider manche Meetings nur aus Gewohnheit statt und nicht, weil sie noch notwendig sind.
10. Zeiträuber - alles selbst tun
Wenn Sie die Möglichkeit haben, heißt das Zauberwort "Delegieren". Haben Sie Vertrauen in Ihre Mitarbeiter und helfen Sie ihnen ggfs. bei auftretenden Problemen. So tragen Sie zur Qualifikation Ihrer Mitarbeiter bei, was Ihnen mittelfristig weitere Zeit spart.
Achten Sie aber auch darauf, dass es nicht immer wieder zur Rückdelegation kommt. Das frisst Zeit sowie Energie und trägt nicht dazu bei, dass Mitarbeiter ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten entwickeln.
11. Zeiträuber - alles wissen wollen
Trauen Sie Ihren Mitarbeitern etwas zu. Fordern Sie Kurzberichte oder Zwischenstände der Zielerreichung an. Aber lassen Sie die Details bei Ihren Mitarbeitern.
12. Zeiträuber - nicht Nein-sagen können
Ein großer Räuber, der mit Glaubenssätzen zu tun hat, ist die Unfähigkeit "Nein-zu sagen". Dies zu üben und es wertschätzend zu begründen, ist im Seminar und im Coaching immer wieder ein spannendes und hilfreiches Thema für die Teilnehmer.
13. Zeiträuber - Smartphone
Gerne sende ich Ihnen zu diesem Thema einen ausführlichen Artikel mit Übungen zu.
14. Zeiträuber - anhängliche Besucher
15. Zeiträuber - ungeklärte Zuständigkeiten
…
Sie sehen, da lauern viele hungrige Zeiträuber. Weitere sind Ihnen sicher beim Lesen eingefallen.
In meiner Beratungs- und Trainingsarbeit zeigt sich immer wieder, dass die Einstellung zur eigenen Rolle im Unternehmen, zu seiner Arbeit und zum Umfeld ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist, um den Umgang mit der Zeit zu verbessern.
Wissen, Techniken und Methoden sind hilfreich, aber ohne eine Änderung im Denken laufen viele Änderungsversuche ins Leere. Das wiederum wäre schade, um die Zeit und Energie, die eingesetzt wurde. ;-)
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Michael Behn
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Als Mitglied im hr-know-how-pool kann ich auf die erfolgreichen Prinzipien, Inhalte und Hilfsmittel aus 45 Jahren Verhaltens- und Kommunikationstraining zurückgreifen.