Aus einer Glasflasche Ketchup die richtige Portion herauszuschütteln ist einfacher, als einen Tag zu planen.
Dilemma und Lösung
Wie sollen wir auch planen? Immer stört jemand, der Kunde, der Kollege, der Partner oder das kurzfristig angesetzte Meeting. Doch es gibt ein erprobtes Vorgehen gegen dieses Problem. Sieben Planungs-Prinzipien helfen, die Übersicht zu behalten, Fehler zu minimieren und Stress zu reduzieren.
Tagesplanung
1. Gute Planung ist einfach
Ein Tagesplan sollte mühelos zu erstellen sein und einen guten Überblick über die Aufgaben und Termine geben. Outlook, Lotus Notes oder andere Programme haben integrierte Kalender, die sich hervorragend eignen. Aber auch der klassische Kalender hat Vorteile.
2. Maximal 50 % verplanen
Es ist wichtig, ein Gespür dafür zu entwickeln, wie viel Zeit verplant werden kann. 100 % macht wenig Sinn. Es wird immer Unvorhergesehenes geben, das Sie kurzfristig erledigen müssen, Fragen beantworten, Probleme lösen, jemandem helfen ...
Bitte nur 50 % verplanen, damit es bei Zeitüberschreitungen und unvorhergesehenem nicht zum Dominoeffekt kommt und Sie Frustrationen in der Planung verhindern.
3. Aufgaben zu Ende führen (WICHTIG für Ihre Motivation)
Sie wollen in einem geplanten Zeitraum eine Präsentation erarbeiten, dann lassen Sie sich möglichst nicht unterbrechen. Sagen Sie Ihrer Kollegin Frau Ungeduldig, dass Sie sie später zurückrufen. Das fällt vielen schwer, man hilft ja gerne und manchmal sind Ablenkungen willkommen.
Denken Sie daran: Frau Ungeduldig wird auch beim nächsten Mal sofort wieder an Sie denken und unterbrechen, denn Sie helfen ja immer sofort. Das wird Ihr Zeit- und Energiekonto stark belasten.
Ein weiterer Vorteil des "konsequenten Erledigens" ist, dass eine zu Ende geführte Aufgabe zu einem Motivationsschub führt. Lassen Sie sich dieses Gefühl nicht entgehen.
Vorsicht: Sägezahneffekt!
Oh, Frau Müller ruft an. Ich werde gebraucht. Mal hören, was sie will? Geht ja schnell …
Der Hilfsbereite übersieht, dass er aus einem Vorgang gerissen wird, in den er wieder "reinfinden" muss. Das kostet Zeit, Energie und auf Dauer sinkt gar die Motivation. Das nennt sich dann Sägezahneffekt.
4. Riesige Aufgaben in Scheiben schneiden
Einige Aufgaben sind so riesig, da demotiviert die immense Entfernung zum Ziel. Häufig entsteht so "Schieberitis" also das "Vor-sich-Herschieben" von Aufgaben.
Schneiden Sie die riesigen Aufgaben in Scheiben, die sinnvolle Einheiten darstellen.
Sie wollen einen größeren Artikel schreiben?
- Sammeln Sie Material und Ideen
- Lernen Sie über das interessante Schreiben
- Erstellen Sie eine Struktur
- Befragen Sie Kollegen ...
- ...
Die Vorteile sind die Motivationsschübe beim Erledigen und die "kreativen Pausen" zwischen den Teilaufgaben. Unser Unbewusstes "arbeitet weiter", was zu besseren Ergebnissen führt.
5. Abwechslung schaffen
Lassen Sie unterschiedliche Aufgaben aufeinander folgen. Wenn Sie 60 Minuten an einem Angebot arbeiten, lassen Sie bewusst eine thematisch andere Aufgabe folgen. Rufen Sie z. B. Ihre Teammitglieder oder Kunden an, anstatt die Folien für den Vortrag zu erstellen. Sie schonen nicht nur Ihre Augen, sondern schaffen eine weitere "kreative Pause", die Sie sicher gebrauchen können.
6. Die Woche am Freitag oder Montag planen
Planen Sie bewusst mehr als einen Tag und das rechtzeitig. Sie werden nicht nur entspannter in die Woche starten, weniger gestresst sein, sondern auch beim Anschauen Ihrer Planung Ideen für die Umsetzung erhalten.
7. Zeit lassen, um besser zu werden
Zeit nehmen, um Zeit zu sparen, fällt nicht leicht. Genau das ist aber das Geheimnis guter Planung. Sie hilft, den Überblick zu behalten und das Gedächtnis zu entlasten. Aufgaben werden stressfreier gemeistert.
Deswegen! Planen Sie zielbewusst, lassen Sie sich Zeit, bereiten Sie sich mutig vor und gehen Sie zuversichtlich an die Arbeit ... der Erfolg wird sich einstellen.
"Die Zeit ist der Stoff, woraus das Leben gemacht ist und in keinem Kaufladen finden wir neuen."
Karl Julius Weber, deutscher Schriftsteller, * 1767, † 1832
Reflexionsfragen zur Optimierung der Planung
- Wie planen Sie Ihren Tag?
- Was schieben Sie immer wieder?
- Was haben Sie an Ihrer Zeitplanung in den letzten Wochen verbessert?
- Was sind Ihre großen Zeiträuber?
- Halten Sie manchmal Rückschau?
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